Zásady ochrany osobních údajů společnosti JAZYKOVÁ ŠKOLA LINGVA s.r.o. (GDPR)

I. Úvodní ustanovení

Správcem osobních údajů podle čl. 4 bod 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen: „GDPR”) je společnost Jazyková škola Lingva s.r.o., IČO: 288 311 87, (dále jen: „správce“).

Dále v textu se dozvíte zejména:

1) jaké Vaše osobní údaje budeme zpracovávat
2) za jakými účelem budeme Vaše osobní údaje zpracovávat
3) komu mohou být Vaše osobní údaje předány
4) po jakou dobu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat
5) jaká máte ve vztahu k ochraně Vašich osobních údajů práva
6) způsob uplatnění práv

Správce:         Jazyková škola Lingva s.r.o
Adresa:          Čajkovského 955/29, Hradec Králové, 500 09
IČO:                288 311 87
DIČ:                CZ28831187
Zapsaná u:    Krajský soud v Hradci Králové, spisová značka: oddíl C, vložka č.31730
Email:             info@lingva.cz
Telefon:         +420 775 600 780
Web:               www.lingva.cz

V případě, že budete potřebovat kteroukoliv část textu vysvětlit anebo projednat další zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás kdykoliv obrátit na e-mailové adrese info@lingva.cz.
Tyto zásady ochrany osobních údajů se použijí obdobně pro naše další odběratele i dodavatele, kteří nejsou uživateli našeho webového portálu, ale jsou našimi obchodními partnery na základě smluv uzavřených v listinné neelektronické formě nebo na základě dílčích objednávek učiněných písemnou či ústní formou.

II. Rozsah zpracování osobních údajů

Když nás kontaktujete telefonicky, nebo prostřednictvím emailu, webových stránek, sociální sítě (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, apod.) či jiné webové prezentace, můžete být požádáni o vyplnění určitých údajů o Vaší osobě nebo Vaší společnosti. Těmito údaji mohou být zejména:
a)  Vaše jméno a příjmení
b)  obchodní firma
c)  adresa bydliště nebo sídlo společnosti
d)  identifikační číslo osoby a daňové identifikační číslo
e)  datum narození
f)   telefonní číslo
g)  e-mailová adresa

III. Účel zpracování

Údaje, které nám poskytujete, používáme k tomu, abychom plnili smlouvy uzavřené s Vámi, plnili právní povinnosti, které se na správce vztahují, vystavovali faktury danými údaji, případně abychom Vás kontaktovali zpět a poskytli Vám informace, o které jste nás požádali, nebo které jsou nezbytné pro efektivní spolupráci. Veškeré osobní údaje jsou zpracovány zákonným a transparentním způsobem a jsou vyžadovány pouze přiměřené, relevantní a nezbytné údaje ve vztahu k výše uvedenému účelu zpracování.
Poskytnutí osobních údajů pro účely plnění smlouvy a poskytnutí osobních údajů pro účely odpovědi na Vámi vznesené dotazy nebo Vámi požadované informace jsou naším smluvním požadavkem, a jejich neposkytnutí může být důsledkem neuzavření smlouvy nebo neposkytnutí odpovědi na Vámi vznesené dotazy.

Vaše jméno, příjmení, obchodní firmu, adresu bydliště nebo sídlo společnosti, IČO, DIČ, datum narození, telefonní číslo nebo e-mailovou adresu můžeme vedle toho využít k tomu, abychom Vám zasílali obchodní sdělení a informovali Vás o informacích o výuce, kurzech, organizaci semestrů, chystaných událostech, pozvánkách na akce, publikacích nebo službách, které poskytujeme, a které by Vás mohly zajímat. Činíme tak na základě oprávněného zájmu, který vychází z našeho vzájemného obchodního vztahu.

Zpracování Vašich osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv odmítnout a nebude to mít vliv na naše jiné vzájemné vztahy. Stačí nám zaslat e-mail s příslušnou žádostí na info@lingva.cz nebo využít možnosti odhlášení v patičce každého hromadného e-mailu, ze kterého jste od nás toto obchodní sdělení obdržel/a.

IV. Kdo má k Vašim osobním údajům přístup

Vaše osobní údaje zpracovávají zaměstnanci správce. Vaše osobní údaje můžeme za výše uvedenými účely předat našim subdodavatelům, aby pro nás provedli jejich zpracování. Osobní údaje mohou být předány:

1. spolupracovníkům správce, vyučujícím, lektorům
2. externím účetním
3. zpracovatelům, kteří nám poskytují serverové, webové, cloudové nebo IT služby
4. poštovní a přepravní společnosti

V. Doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, po kterou Vám budeme poskytovat naše služby či plnit vzájemnou smlouvu, nebo po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností podle platných právních předpisů, jako jsou například zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech, nebo zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

Po skončení plnění naší vzájemné smlouvy a po uplynutí zákonných archivačních lhůt Vaše osobní údaje bezpečně a důkladně zlikvidujeme, a to jak ty listinné, tak elektronické.

VI. Vaše práva plynoucí ze zpracování osobních údajů

Ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:

a) právo na přístup k osobním údajům
b) právo na opravu osobních údajů
c) právo na výmaz ("právo být zapomenut")
d) právo na omezení zpracování údajů
e) právo vznést námitku proti zpracování
f)  právo podat stížnost na zpracování osobních údajů

Vaše práva jsou níže vysvětlena, abyste si dokázal/a udělat představu o jejich obsahu. Všechna Vaše práva můžete uplatnit tak, že nás kontaktujete na e-mailové adrese info@lingva.cz.

Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

Právo na opravu osobních údajů znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.
Právo na výmaz (právo být zapomenut) znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud
(i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,
(ii) zpracování je protiprávní,
(iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,
(iv) nám to ukládá zákonná povinnost.

Právo na omezení zpracování údajů znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, musíme omezit zpracování Vašich osobních údajů tak, že tyto můžeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány. S ohledem na skutečnost, že přímý marketing provádíme vždy pouze s Vaším výslovným souhlasem, můžete svůj souhlas kdykoliv a bez udání důvodu odvolat.

Právo podat stížnost na zpracování osobních údajů
Máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, jímž je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Způsob uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu správce: Mgr. Miloš Nouzovský, jednatel, info@lingva.cz, tel: 775600780 či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě provozovny JŠ Lingva, Malé náměstí 14/30, Hradec Králové.
Správce je povinen vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud by správce nevyhověl žádosti, bude vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.  
V některých případech vymezených legislativou není správce povinna zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech může správce odmítnout žádosti vyhovět. 
Pokud správce obdrží žádost, ale bude mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, může vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 25. 5. 2018.

General Data Protection Regulation of JAZYKOVÁ ŠKOLA LINGVA s.r.o. (GDPR)

I. Introductory Provisions
The controller of personal data according to Article 4(7) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (hereinafter: “GDPR”) is Jazyková škola Lingva s.r.o., Company ID: 288 311 87 (hereinafter: “controller”).

Below in the text you will learn in particular:

1. what personal data of yours we will process

2. for what purposes we will process your personal data

3. to whom your personal data may be transferred

4. for how long we will process your personal data

5. what rights you have in relation to the protection of your personal data

6. how to exercise these rights

Controller: Jazyková škola Lingva s.r.o.
Address: Čajkovského 955/29, Hradec Králové, 500 09
Company ID: 288 311 87
VAT ID: CZ28831187
Registered with: Regional Court in Hradec Králové, Section C, File No. 31730
Email: info@lingva.cz
Phone: +420 775 600 780
Website: www.lingva.cz

If you need any part of the text explained or wish to discuss further processing of your personal data, you can contact us at any time at info@lingva.cz.
These privacy principles apply equally to our other clients and suppliers who are not users of our web portal but are our business partners based on contracts concluded in paper (non-electronic) form or on partial orders made in writing or orally.

II. Scope of Personal Data Processing
When you contact us by phone, email, website, social networks (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, etc.), or another online presentation, you may be asked to provide certain information about yourself or your company. These data may include in particular:
a) your first and last name
b) business name
c) residential address or registered office
d) company identification number and tax identification number
e) date of birth
f) telephone number
g) email address

III. Purpose of Processing
We use the data you provide to fulfil contracts concluded with you, comply with legal obligations applicable to the controller, issue invoices with the provided data, or contact you back and provide the information you requested or that is necessary for effective cooperation. All personal data are processed lawfully and transparently and only adequate, relevant, and necessary data are requested in relation to the above purposes.

Providing personal data for the purpose of contract performance and responding to your questions or requested information is our contractual requirement, and failure to provide such data may result in not concluding a contract or not providing responses to your inquiries.

Your name, surname, business name, residential/registered address, ID, VAT ID, date of birth, telephone number, or email address may also be used to send you commercial communications and inform you about lessons, courses, semester arrangements, upcoming events, invitations, publications, or services we provide that may interest you. We do this based on our legitimate interest arising from our mutual business relationship.

You may refuse the processing of your personal data for sending commercial communications at any time, and it will not affect our other mutual relations. Simply send an email with your request to info@lingva.cz or use the unsubscribe link at the footer of any mass email you receive from us.

IV. Who Has Access to Your Personal Data
Your personal data are processed by the controller’s employees. We may also transfer your personal data for the above purposes to our subcontractors to process them on our behalf. Personal data may be transferred to:

1. the controller’s associates, teachers, instructors

2. external accountants

3. processors providing server, web, cloud, or IT services

4. postal and shipping companies

V. Duration of Personal Data Processing
We will process your personal data for the period during which we provide you with our services or fulfil a mutual contract, or for the period necessary to fulfil archiving obligations under applicable legislation, such as Act No. 563/1991 Coll., on Accounting; Act No. 499/2004 Coll., on Archiving and Records Management; Act No. 133/2000 Coll., on the Registration of Residents and Birth Numbers; or Act No. 235/2004 Coll., on Value Added Tax.

After the termination of the mutual contract and expiration of statutory archiving periods, your personal data will be safely and thoroughly destroyed, both in paper and electronic form.

VI. Your Rights Arising from Personal Data Processing
In connection with the processing of your personal data, you have the following rights:

a) right of access to personal data
b) right to rectification of personal data
c) right to erasure (“right to be forgotten”)
d) right to restriction of processing
e) right to object to processing
f) right to lodge a complaint concerning personal data processing

Your rights are explained below to help you understand their content. You may exercise any of your rights by contacting us at info@lingva.cz.

The right of access means you can request confirmation at any time as to whether personal data concerning you are being processed and, if so, for what purposes, to what extent, to whom they are disclosed, for how long they will be processed, whether you have the right to rectification, erasure, restriction of processing, or objection, where the personal data were obtained, and whether automated decision-making, including profiling, takes place. You also have the right to obtain a copy of your personal data; the first copy is free, and we may charge a reasonable administrative fee for additional copies.

The right to rectification means you may ask us at any time to correct or supplement your personal data if they are inaccurate or incomplete.

The right to erasure (right to be forgotten) means we must erase your personal data if
(i) they are no longer needed for the purposes for which they were collected or otherwise processed,
(ii) the processing is unlawful,
(iii) you object to the processing and there are no overriding legitimate grounds for continuing it,
(iv) erasure is required by law.

The right to restriction of processing means that until any disputed issues regarding the processing of your personal data are resolved, we must restrict processing so that we may only store them and possibly use them for the establishment, exercise, or defence of legal claims.

The right to object means you may object to the processing of your personal data that we process for direct marketing purposes or based on legitimate interest. If you object to processing for direct marketing purposes, your personal data will no longer be processed for these purposes. Since we carry out direct marketing only with your explicit consent, you may withdraw your consent at any time without giving a reason.

Right to lodge a complaint
You have the right to lodge a complaint with the supervisory authority, which is the Office for Personal Data Protection (www.uoou.cz).

How to exercise your rights

To exercise your rights listed above, contact the authorised person of the controller: Mgr. Miloš Nouzovský, managing director, info@lingva.cz, tel. 775600780, or exercise these rights in person during a visit to the Lingva language school office, Malé náměstí 14/30, Hradec Králové.

The controller is obliged to inform you free of charge of the measures taken without undue delay and in any case within one month of receiving your request. This period may be extended by another two months if necessary, taking into account the complexity and number of requests. If the controller does not comply with the request, you will be informed without delay (at the latest within one month) of the reasons for refusal.

In certain cases defined by legislation, the controller is not obliged to comply with the request in full or in part. This will especially be the case if the request is manifestly unfounded or excessive, particularly due to its repetitive nature. In such cases, the controller may refuse to comply with the request.

If the controller receives a request but has reasonable doubts about the identity of the requester, you may be asked to provide additional information necessary to confirm your identity.

These Privacy Policy principles have been effective since May 25, 2018.